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La obligación de retroalimentar a los empleados
Monster, Febrero 2010

Imagínate que estás observando una escena en donde el jefe está hablando con uno de sus colaboradores, sentados frente a frente con un escritorio de por medio. La conversación es la siguiente:

Jefe: Lo que yo estaba esperando era que hubieras disminuido en 1 día el tiempo de entrega de las unidades para el área de producto terminado, ¿era tan difícil de entender?

Empleado: La última junta que tuvimos fuiste muy enfático en que la prioridad era que se corrigiera la falla de acabado sin importar que nos atrasáramos 1 o 2 días.

Jefe: Bueno, eso era de forma inmediata, pero al final del día, era obvio que el objetivo general seguía siendo el mismo, la disminución en 1 día del tiempo de entrega, y que además tus operadores hubieran asistido al taller de "Mejora Continua" que organizó el área de calidad.

Empleado: ¿Y cuándo hablamos de eso? ¿Cómo me pides que te de cuentas de algo que no sabía? ¡Nos estamos sentando a hablar del proyecto cuando llevamos tres cuartas partes de avance!

 

¿Has pasado por alguna situación parecida, ya sea como jefe o como empleado?
Esta es una situación que se repite constantemente dentro de las empresas, la cual genera mucha frustración e incluso enojo. La buena noticia es que se podría evitar si se siguieran ciertos lineamientos.

jefe-empleadosHay una frase común de los tiempos de nuestros padres y nuestros abuelos que continuamente comentaban con sus hijos. Decía así: "Nuestra obligación es trabajar para pagarles su educación, su obligación es estudiar". La palabra obligación, genera cierta incomodidad pues habla de una situación en donde no existen excusas ni se da la oportunidad de voltear hacia la izquierda o a la derecha. Tan solo ES.

La definición de la palabra obligación según el Diccionario de la Real Academia Española dice: "1. f. Aquello que alguien está obligado a hacer." Obligado significa: "1. adj. Dicho de una cosa: De realización forzosa por imposición legal, moral, social, etc. 3. m. Persona a cuya cuenta corría el abastecer a un pueblo o ciudad de algún género, como carne, carbón, etc." Si llevamos ésto al campo laboral, es una obligación por parte del patrón, jefe o la figura de autoridad correspondiente, el decir a sus empleados qué se espera de ellos, cuándo se espera el resultado, y comunicarle si lo está logrando o no. Esto es un principio básico en el Desarrollo del personal, y como lo ilustra la segunda definición de la palabra obligado, la obligación se compara con el abastecer a una organización de dirección. Y sin dirección no hay rumbo.

Comparto contigo tres recomendaciones para que puedas cumplir con tu obligación de comunicar expectativas y revisar avances:

1. Definición de objetivos. Determina un periodo de tiempo al inicio del año para que se determinen los objetivos anuales y/o a tres años con la participación del Director General, sus reportes directos y áreas de influencia. Lo anterior debe de estar dentro del marco conceptual de la Misión y Visión de la organización. Los objetivos de negocio anuales se deben de cascadear a cada área para que se determinen objetivos individuales.

2. Diseño de un método de Evaluación del Desempeño. Establece una forma para medir el grado de cumplimiento de los objetivos y de los comportamientos de una persona en relación a su puesto, para generar planes de mejora. Para lo anterior puedes incluir el uso de competencias (conductas observables) y los conocimientos técnicos que debería de tener cada posición para medir el grado de cumplimiento. Contestar las preguntas ¿QUÉ? ¿CÓMO? ¿CUÁNDO? ¿DÓNDE? ¿QUIÉN? es un buen inicio para establecer un método de evaluación cuando no se tiene ninguno.

3. Retroalimentación. Genera una cultura de comunicación entre el jefe y el colaborador para que se revise el grado de avance de los objetivos, revisando tanto el QUE (logro de los objetivos) así como el COMO (comportamientos). El tiempo dedicado a los colaboradores en este aspecto ayuda a identificar errores a tiempo de ser corregidos sin consecuencias graves, a reforzar los comportamientos deseados y señalar los no deseados, a dirigir el trabajo en la dirección correcta, y a crear un vínculo de interés auténtico en el desarrollo de los empleados.

Ahora, así como la empresa tiene obligaciones, también el empleado tiene obligaciones en este proceso. Si tú como empleado no tienes claridad en cuanto a tus objetivos y expectativas, acércate a tu jefe y pregúntaselas. Existe la misma distancia de la oficina de tu jefe a la tuya, que de la tuya a la de tu jefe. Ten la iniciativa de buscar respuestas, de entender bien tu puesto, de crear objetivos realistas y alcanzables, de buscar tiempo con tu jefe. Está en ti el levantar la mano cuando tienes alguna propuesta, sugerir formas de mejorar, y de documentar lo que estás haciendo.

Asumamos nuestras responsabilidades como jefes y como empleados. Una organización necesita de todos sus colaboradores para alcanzar sus objetivos. Tal vez nuestros abuelos tenían algo de razón con la frase "Nuestra obligación es trabajar para pagarles su educación, su obligación es estudiar". La podríamos parafrasear "La obligación de la empresa es generar los métodos de comunicación, evaluación y retroalimentación. La obligación del empleado es buscarlos, usarlos y mejorarlos."

Y tú, ya seas jefe o empleado, ¿recuerdas el haber tenido/dado una buena retroalimentación? ¿Qué puedes hacer para repetir esa experiencia y beneficiar a otra persona? Está en tus manos.

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